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电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成,2001年1月通过技术鉴定,同年获国家档案局优秀科技成果一等奖。

    该项目根据我国文件、档案运行的实际情况,研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系,该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式,以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统,以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成。项目采用软件工程开发技术,并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上,创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术,有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。

    该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理,同时也适合实体文件的归档管理,对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。

    该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式,数据处理技术,较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

    该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高,基本覆盖了档案管理的各项工作,其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度,以保证所建‘保障体系’的有效运行。

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