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一、ABK银行信贷档案系统需求原因

1、解决实物档案移交后的查阅问题:
希望通过良好的设计即方便银行内部各级查阅,也尽量避免在内外部各级检查时调阅纸质档案,减轻分行档案管理岗工作量。

2、提高银行信贷管理水平:
◆ 通过“支行系统上传——分行集中打印入档”的方式收集出账后入档的放划款凭证等,尝试新的资料收集管理模式,意味着出账后结清前支行无需再专门派人奔波递送档案。
◆ 提供“对私授信贷后检查管理及档案”、“对私授信分类认定管理及档案”、“对私授信催收管理及档案”模块,对个贷贷后检查、分类认定、催收工作提供管理系统。
◆ 优化流程,从以合同为单位做贷后检查,变更为以客户为单位。提供系统自动生成个贷“贷后检查报告”、“风险分类认定”功能。根据分行月度/季度上传的名单、信息,档案系统自动生成贷后检查表、风险分类认定表初表,减轻支行撰写及分行审核的工作量,将分支行从是否漏报、基本信息的填写和核对的事务性工作中解放出来,有精力将重心转向核心的风险判断。
◆ 系统自动逐笔考核各支行档案管理中“不及时上报凭证”、“贷后检查、分类认定不合格被分行退回”等行为,自动统计得出《 年 月对私授信档案管理考核表(笔数)》,且支行能查询错误明细,提高考核效率。
◆ 通过支付凭证上传、逐笔自动考核上传及时性、自动识别划款凭证出“个人贷款流向汇总表”等手段,改进我行支付管理。
◆ 通过流程设计,明晰支行、分行信管部、档案管理分工,促进我行档案管理从“保管档案”到“管理档案”的升级。
◆ 通过扫描发票正本及自动识别功能,杜绝假发票、不及时上交发票等管理漏洞,提高我行信贷管理水平。
◆ 系统自动逐笔考核各支行档案管理中“不及时上报凭证”、“不及时上传发票”等行为,自动统计得出《 年 月对公授信档案管理考核表(笔数)》,且支行能查询错误明细,提高考核效率。
◆ 通过支付凭证上传、自动考核支付凭证上传及时性、自动识别划款凭证出“对公贷款流向汇总表”方式,改进我行支付管理。
◆ 通过流程设计,明晰支行、分行信管部、档案管理分工,促进我行档案管理从“保管档案”到“管理档案”的升级。



二、系统架构

2.1 资料卷宗
可将整本资料卷宗放入大型扫描仪器进行整本文件扫描,卷宗上的列表、资料、档案目录、档案文件等,从中用户可查询各类档案名称,立卷人,立卷时间,其所属资料卷宗,并可根据用户的不同权限对文件进行管理设置。
2.2 资料卷宗设置
资料卷宗可根据资料种类、类别、所属档案目录或文件类型等方式进行设置修改,例如,根据有效期分类(短期,中期,中长期等),卷宗类型(A型,B型等),目录具体名称(如借贷申请书,授权委托文件,审核调查报告,公证书,各类单据凭证等),也可根据资料类别分类(原件或复印件)
2.3 客户管理
客户列表将所有客户名称排序列出,在客户归类的选项中可将各类客户按其属性归类,例如,某某银行上海分行为商业信贷部门,某某银行广州分行为信息总和部分等。
2.4 系统提醒
系统中特别设置了文件提醒功能,这个平台将所需文件名、文号、责任者、文件数量、所属档案目录等一一列出,用户可清晰地查阅每一份文件的内容,并了解此份文件分别有多少份原件和复印件,总共多少页数,并且可以查出缺少的文件数,然后进行文件及时追踪和归档。
2.5 操作日志
用户可对一些进展型文件根据其进展进程作出修改管理或更新,操作的步骤和时间会被系统记录,用于监察。
2.6 系统设置
系统设置中包括用户权限管理,用户管理,公司管理,审核设置,区域设置和系统权限等。
用户权限根据工作人员不同职位职能进行设置,例如,分行经理,部门经理,凭证部门工作人员,业务员等。系统管理员对每一级工作人员进行了权限设置,根据不同等级分别拥有对组或以下用户管理、审核、修改权限,或仅有查看权限等。
用户管理包含了所有工作人员和用户的个人档案文件,包括姓名,工号,密码,用户组,联系方式,身份确认,银行卡号,人像照片等。
审核设置中有审核文件类别名称,权限值等功能,并可进行排序和操作。
区域设置细化到各个部门或办公室,可设置其权限等。

三、架构涉及角色

银行档案管理岗:
(银行信管部档案专管员):可上传索引、修改索引;可对档案做外借、下载、打印封面的操作;可查阅银行所有档案(含隐藏内容);可选择或恢复需要隐藏的内容;
银行贷后档案管理岗:
负责上传需要贷后检查、风险分类认定、催收的名单;负责审核支行提交的贷后检查、风险分类认定。
分行有权查阅人:
可查阅银行档案(除隐藏内容)
支行权限查阅人(行长、内勤):
可查阅本支行档案(除“隐藏”内容);
可上传本支行档案的出账通知书、划款凭证、发票、承兑汇票等;
可上传本支行个贷贷后检查、分类认定、个贷催收档案。
个人权限查阅人:
可查阅本人名下授信的档案(除“隐藏”内容);
可上传本人名下授信的出账通知书、划款凭证、发票、承兑汇票等;
可上传本人名下授信的个贷贷后检查、分类认定、个贷催收档案。
档案交接专员:
负责交接、扫描;
负责在银行登录系统执行上传文件、上传确认、归还入库、结清操作。

四、系统特色功能介绍

1、 电子书功能:权析可将所有扫描文件以卷宗为单位,直接以书本的形式在电脑中呈现。用户在查阅文案时犹如直接翻阅书本,鼠标点到哪,书本翻到哪,灵便自如,有些双面文案可同时呈现方便阅读,大大加强文案阅读可视化效果。



2、 文字识别功能:权析开发的文字识别软件是通过光学技术对文字进行识别,自动通关对图形的识别转化成文字提取。它能将文字自动识别的同时录入到电脑软件,与扫描仪设备配备结合,可将进入扫描仪的文档高效识别,在电脑中以文档格式归档记录,以便日后文档的影像数据和使用。权析的文字识别系统软件已经可以和扫描仪搭配使用,提升效率,效果良好,准确率达到95%左右。
3、 文档条形码功能:以每盒和每箱为单位进行条形码匹配,将印有银行专属的条形码贴在每盒和每箱文档上,与电脑软件一一对应,即:在电脑软件中输入、扫入条形码编码便可查到相对应的文件所在资料室、密集柜位置,或用扫描枪对着盒子或箱子上的条形码扫描,便可直接从电脑中查看到盒中或箱中存放哪些文案,对文档的管理和查找工作效率和精确度大大提升。
4、 装箱入架一体化流程:在电脑中预先设定每个箱子入架位置,以数轴形式设立纵轴和横轴坐标点,确定箱子在密集柜中的具体位置,所有成箱文件分别与库房管理相关联,对仓储文件进行有条不紊的管理、存放。
5、全文检索功能:权析在将所有文案扫描入电脑的同时已建立起强大的资料库后台,扫入电脑的所有文案文字通过自动文字识别后自动生成为关键词词库,用户可输入词组或短语,在词库中进行全文检索,快速有效地调出关键词所搜索到的所有文件,再从中选择用户查找的确切文件,查阅其中详细内容。
6、其他功能
权析软件涵盖操作管理、流程管理、档案管理、档案调阅、系统维护、远程协助等模块,权析开发的其他功能包括:
用户界面:根据客户行业特色和特别要求量身定制,为客户设计独一无二的企业软件界面,用户也可根据个人需求切换操作界面皮肤或切换格式,体现更人性化、更灵活的操作。
文档一体化:与办公自动化系统无缝接口,纸质档案与电子档案双轨并行;
权限管理:支持多层权限设置管理,对不同的用户设置其查阅调取文档权限,分配合理,增强文档管理严密性;
预立卷:便捷的预立卷功能可使您的组卷工作事半功倍;
标准报表:符合国家档案标准的报表输出;
部门立卷与档案移交进馆:数据导入、导出模块充分保证系统数据的安全;特有的数据转换与数据导出不仅可以保护用户已有的数据资源,还可以使部门与档案室、档案室与档案馆之间进行方便快捷的数据传递与交换;
全文管理:支持各类型多页扫描仪,并采用追加、插入和覆盖三种扫描输入方式,并同时支持Word、Excel等电子文件的管理,确保全文管理工作的简便化、高速度、高效率;
档案管理模式:分为立卷、不立卷、通用型三种档案管理模式,使用户灵活根据需要自行设计管理模式,既满足了档案组卷的用户,同时又满足了档案改革后所需要的管理模式;
自定义:档案分类维护、系统代码维护、数据触发器定义、报表管理等功能的自定义,充分体现了用户个性。

五、系统维护、数据备份方案

(一)、我们公司将提供以下服务内容:
1.协助银行进行档案管理系统维护并且建立系统维护记录。
2.派遣技术人员上门进行软件的维护,及时发现问题并解决问题。
3.根据银行的需要,修改系统的配置文件、帐户、打印输出格式、统计报表输出格式等,根据银行要求对软件功能进行修改和完善。
4.根据银行软件使用情况及设备情况制定科学的数据备份方案和方法,并协助银行进行日常数据备份和清理。
5.协助同一版本软件的升级工作。
6.接到银行通过电话,信函,传真,电子邮件等方式提出关于软件的服务请求后,我公司技术人员当日内通过电话向银行用户提供技术问题解答。
7.本公司负责银行操作员现场培训。
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公司使命:为客户量身定制专业金融电子化解决方案与集中管理,持续创新,安全可靠,致力成为金融业优秀的服务供应商。
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